Beheer
Zakelijke e-mail beveiligen begint bij toegang en herstel
In het kort
Wie kan bij je mailbox, wie beheert het domein en hoe kom je terug binnen? Een praktische voorbereiding voor veilig mailbeheer.
Maak duidelijk wie eigenaar en beheerder is
Noteer wie het domein, de mailboxen en het beheerdersaccount beheert. Een medewerker moet niet de enige persoon zijn die weet waar zakelijke mail staat. Houd dit overzicht intern; zet geen wachtwoorden of herstelcodes in een algemeen contactformulier.
Spreek af hoe toegang wordt verleend en weer ingetrokken. Een persoonlijke uitnodiging maakt duidelijk wie toegang heeft. Een gedeeld wachtwoord rondsturen maakt die controle moeilijker.
- Domeinprovider en bevoegde contactpersoon
- Mailprovider en beheerdersrol
- Gebruikers en benodigde toegang
- Afgesproken route bij uitdiensttreding of herstel
Bereid tweestapsverificatie voor
Google beschrijft het uitrollen van tweestapsverificatie als een reeks stappen: gebruikers informeren, inschrijving mogelijk maken, inschrijving controleren en eventueel handhaven. Een beveiligingsbeleid instellen voordat gebruikers zijn voorbereid, is dus niet de hele oplossing.
Volg de documentatie van jouw provider en rond de beveiligingsstappen zelf af. Bespreek ook herstel als een apparaat niet beschikbaar is. Geef Clamz geen herstelcodes of wachtwoord via een gewoon bericht.
Controleer mail én de websiteformulieren
Mailbeveiliging en bereikbaarheid zijn verschillende controles. Test verzenden, ontvangen en antwoorden. Doorloop daarna het formulier op je website en controleer de bevestiging en interne melding. Een verzendadres zonder ontvangende mailbox blijft een onbruikbare antwoordroute.
Laat bij een verhuizing eerst beoordelen welke domeinrecords bestaan en bij welke provider ze horen. Neem instellingen niet over uit een screenshot van een ander bedrijf. De juiste waarden worden door je eigen provider aangegeven.
Hulp zonder geheime gegevens door te sturen
Vermeld bij een supportvraag de provider, het gebruikte programma, het tijdstip en de foutmelding. Scherm persoonlijke berichten en geheime waarden af. Voor toegang spreken we daarna een passende route af met de bevoegde beheerder.
We wijzigen geen rechten, betaalinstellingen of beveiligingsbeleid alleen op basis van een willekeurig formulier. Eerst moet duidelijk zijn wie de wijziging mag aanvragen en wat het effect op gebruikers is.
Vragen over dit onderwerp
Nog iets onduidelijk?
Wat zet ik in mijn overzicht van mailbeheer?
Noteer wie het domein, de mailboxen en het beheerdersaccount beheert. Een medewerker moet niet de enige persoon zijn die weet waar zakelijke mail staat. Houd dit overzicht intern; zet geen wachtwoorden of herstelcodes in een algemeen contactformulier.
Hoe bereid ik tweestapsverificatie voor?
Google beschrijft het uitrollen van tweestapsverificatie als een reeks stappen: gebruikers informeren, inschrijving mogelijk maken, inschrijving controleren en eventueel handhaven. Een beveiligingsbeleid instellen voordat gebruikers zijn voorbereid, is dus niet de hele oplossing.
Welke informatie kan ik veilig meesturen bij een mailprobleem?
Vermeld bij een supportvraag de provider, het gebruikte programma, het tijdstip en de foutmelding. Scherm persoonlijke berichten en geheime waarden af. Voor toegang spreken we daarna een passende route af met de bevoegde beheerder.